En estos días cada vez es más frecuente (y a veces necesario) compartir archivos de tipo Word, Excel o PowerPoint. Muchas de estas veces el compartir archivos es además para hacer mmodificaciones.
Pongamos el ejemplo de un informe que tiene que rendir cierta gerencia de alguna empresa
- El gerente le pide al subgerente que lo comience a estructurrar
- El subgerente le dicta a su secretaria el documento
- El subgerente lo revisa y hace algunos cambios
- Se lo pasa al gerente quien a su vez hace cambios
- El subgerente actualiza le pide a su secretaría actualizar un dato
- etc...
Y este proceso podría seguir generento un gran número de versiones diferentes de un mismo documento, otro ejemplo: cuantas veces hemos visto un archivo de nombre el tipo
Seguridad al compartir documentos - Control de acceso de acuerdo al rol de cada persona (sólo lectura y modificación)
- No se pierde ni se fuga la información a través de las memorias USB
- Una persona con permiso de modificación de un archivo siempre tiene acceso a él (aunque no haya asistido ese día quien creó el documento o aunque haya olvidado precismante hoy su memoria USB)
El sitio que ocupa la recomendación de hoy ofrece este tipo de herramientas: GoogleDocs, tiene una interfaz similiar a la de Word, Excel y PowerPoint, donde podrás hacer uso de un sistema completo de colaboración. Anímate a probarlo con unos 4 o 5 documentos y verás las ventajas que te puede ofrecer. Es un servicio gratuito.
Para más información respecto a este tipo de herramientas puedes leer el artículo Colaboración en internet
